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Hinweise zum Informationsaustausch per E-Mail

Grundsätzliches
Mit dem Anschluss an das Internet werden unser internes Verwaltungsnetz und die daran angeschlossenen EDV-Systeme von außen zugänglich. Beim Austausch von elektronischen Nachrichten per E-Mail können neben Viren insbesondere ausführbare Programme und Dateien in unser internes Netz gelangen. Diese sind im schlimmsten Fall geeignet, unsere Datenbestände zu zerstören oder die gesamten EDV-Anlagen lahmzulegen.
Um diesen Risiken vorzubeugen, setzt der Kreis Schleswig-Flensburg eine entsprechende Sicherheitssoftware, und zwar eine sogenannte E-Mail-Firewall ein.

Die E-Mail-Firewall prüft und filtert ein- und ausgehende E-Mails zum einen auf Inhalte, die in edv-technischer und damit ggf. auch in datensicherheitsrechtlicher Hinsicht schädlich für unsere Systeme sind, wie z.B. ausführbare Dateien (Programme, Bildschirmschoner und Scripte). Diese haben in der Vergangenheit bereits Systemstörungen erzeugt, die vom Fachdienst EDV mit erheblichem personellen Aufwand wieder beseitigt werden mussten. Zum anderen prüft und filtert die E-Mail-Firewall ein- und ausgehende E-Mails auf Inhalte, die in dienstlicher Hinsicht unerwünscht sind, wie z.B. Videos, Spiele, Musik oder auch Werbung (spam).

Da die Inhalte geprüft werden, kann nicht mehr von dem Filtern bestimmter Dateianhänge gesprochen werden.

E-Mails, die aufgrund schädlicher oder dienstlich unerwünschter Inhalte ausgefiltert worden sind, werden zunächst nicht an den Empfänger weitergeleitet. Eine ausgefilterte E-Mail wird grundsätzlich nicht gelöscht, sondern in einem gesicherten Bereich der Firewall zwischengespeichert. Gleichzeitig erhält der EDV-Administrator hierüber von der E-Mail-Firewall eine Mitteilung. Außerdem werden der Absender und der Empfänger der zwischengespeicherten E-Mail von der E-Mail-Firewall automatisch informiert. Der vorgesehene Empfänger kann die betreffende Mail dann beim Fachdienst EDV anfordern oder der Absender kann die Mail in einem anderen zugelassenen Format nochmals senden. Nur angeforderte zwischengespeicherte Mails werden vom EDV-Administrator manuell geprüft und dann an den Empfänger weitergeleitet.

Problemfälle
Da also Inhalte von E-Mails von der E-Mail-Firewall geprüft werden, kann es durchaus vorkommen, dass z.B. in einem in ein Word-Dokument eingebetteten Bild ein binärer Inhalt erkannt und gefiltert wird.

Wenn z.B. Microsoft Word als E-Mail Editor benutzt wird, also zum Schreiben der E-Mail, wird bei neueren Word-Versionen (ab Word 2000) die Mail als HTML-Code versandt. Word speichert das Dokument sozusagen in HTML-Code. Befehle zum Formatieren des Textes kann den Filter "Block Script and Code" aktivieren und diese Mail zunächst blockieren. Speichern Sie Ihren Text möglichst im RTF-Format und senden Sie ihn als Dateianhang.
Lediglich in Einzelfällen kann es vorkommen, dass Mails fälschlicherweise ausgefiltert werden. Das betrifft einzelne PDF-Dokumente und Excel-Dateien, die durch Excel-Passwörter geschützt sind.

Verschlüsselte E-Mails und Dateianhänge werden grundsätzlich ausgefiltert, da diese automatisiert nicht prüfbar sind!

Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den Fachdienst EDV .